Close-up textuur cosmetica.
Close-up textuur cosmetica.

Gegevensbescherming aanvragers/kandidaten (m/v/d)

Verantwoordelijke persoon:

Kneipp Benelux

Vliegend Hertlaan 49 te Utrecht

info@kneipp.nl 

Telefoon: 0 0800 563 477 46 36

E-mail: info[at]kneipp.nl


Contactgegevens Gegevensbescherming:

Kneipp GmbH

Gegevensbescherming

Winterhäuser Str. 85

97084 Würzburg

E-mail: datenschutz[at]kneipp.de

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR, de BDSG en andere toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming. Details vindt u hieronder.


2.1 Kandidaatprofiel

Voordat u solliciteert op een openstaande vacature, wordt opgenomen in onze talentpool, enz., is het noodzakelijk dat u uw eigen kandidaatprofiel aanmaakt. Dit wordt pas zichtbaar voor ons zodra je solliciteert op een openstaande vacature. U kunt te allen tijde zelf wijzigingen of aanvullingen aanbrengen in uw kandidatenprofiel.


2.2 Doeleinden in het kader van precontractuele maatregelen (zie art. 6 lid 1 lit. b GDPR, art. 9 lid 2 lit. b GDPR, art. 26 lid 1 en 3 BDSG)

Deze gegevensbeschermingsverklaring wordt verstrekt in verband met de sollicitatieprocedure. Uw persoonsgegevens worden verwerkt om een beslissing te kunnen nemen over het aangaan van een arbeidsrelatie met u en om deze te kunnen verwerken.

  • Dit kan ook het uitvoeren van een assessment omvatten, waaronder met name het opstellen van een persoonlijkheidsprofiel als onderdeel van een persoonlijkheidstest. De persoonlijkheidstest wordt in eerste instantie automatisch geanalyseerd, maar de inhoud wordt vervolgens gecontroleerd door de personen die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Nadat de inhoud is gecontroleerd, kan de evaluatie worden gebruikt om te beslissen of er een arbeidsrelatie met je wordt aangegaan. De beoordeling wordt persoonlijk aan u overhandigd. Als een persoonlijke overhandiging niet mogelijk is, wordt deze u per post toegestuurd of digitaal beschikbaar gesteld. Het spreekt voor zich dat wij de gegevensverstrekking langs digitale weg zo goed mogelijk beveiligen volgens de stand van de techniek.
  • In het kader van de sollicitatieprocedure kunnen uw persoonlijke gegevens ook worden ingezien door medewerkers van verschillende vakafdelingen in Duitsland en in het buitenland, maar alleen voor zover dit dient om de arbeidsrelatie met u tot stand te brengen, zoals hierboven vermeld.
  • In individuele gevallen kunnen uw videotransmissiegegevens ook worden verwerkt in het kader van een video-interview. Dit omvat echter geen video-opnamen. Deze worden alleen in individuele gevallen gemaakt met uw toestemming (zie punt 2.4 hieronder).
  • Als onderdeel van onze sollicitatieprocedure kunnen we ook gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI)-technologieën om het proces te optimaliseren en een objectieve en efficiënte beoordeling van je sollicitatie te ondersteunen. De gebruikte AI wordt regelmatig gecontroleerd om de juistheid, objectiviteit en transparantie van de verwerking te waarborgen. AI wordt met name gebruikt voor de volgende doeleinden


i. Geautomatiseerde analyse en sortering van sollicitatiedocumenten: ondersteuning in het voorselectieproces door het automatisch identificeren van relevante kwalificaties en vaardigheden;

ii. Matchingprocessen: Vergelijking van kwalificaties met de vereisten van openstaande functies om geschikte functies aan te bieden;

iii. ondersteuning in het beheer van sollicitanten: automatisering van administratieve processtappen zoals ontvangstbevestigingen en statusupdates;

iv. voorbereiding van sollicitatiegesprekken: Analyseren van sollicitatiedocumenten om interviewvragen op te stellen of relevante aspecten van een sollicitatie te benadrukken;

v. Opnemen en samenvatten van sollicitatiegesprekken: Het efficiënt analyseren van informatie uit sollicitatiegesprekken om de vergelijkbaarheid te verbeteren.


Bij het gebruik van AI zorgen we ervoor dat de AI niet wordt getraind met uw persoonsgegevens. Als er echter in individuele gevallen training is gepland, zullen we u hierover apart informeren en uw toestemming vragen.




2.3 Doeleinden in het kader van legitieme belangen van ons of derden (art. 6 lid 1 lit. f GDPR)

Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van derden, mits er geen zwaarwegende belangen van uw kant (met inbegrip van fundamentele rechten en vrijheden) tegen een dergelijke verwerking spreken. Onze gerechtvaardigde belangen kunnen met name zijn

  • Interne administratieve doeleinden;
  • Statistische analyses voor bedrijfsbeheer;
  • Maatregelen om bedrijfsprocessen te controleren en te optimaliseren
  • Maatregelen voor de verdere ontwikkeling van diensten en producten;
  • Erkenning van aangeworven werknemers voor de verdeling van bonussen;
  • Onderzoek en optimalisatie van procedures voor behoeftenanalyse;
  • Vergelijking met nationale, Europese en andere internationale sanctielijsten als onderdeel van ons complianceprogramma om kritieke gegevens vast te stellen (screening), voor zover dit verder gaat dan de wettelijke verplichtingen. De vergelijking hangt grotendeels af van de betrokken persoon en de omstandigheden van het individuele geval, d.w.z. de risicoprognose en de veiligheidsrelevantie van de specifieke activiteit;
  • Verrijking van onze gegevens, bijvoorbeeld door waar nodig gebruik te maken van of onderzoek te doen naar openbaar toegankelijke gegevens;
  • Actieve sourcing (directe benadering van kandidaten);
  • Benchmarking (met name het vergelijken van wervingscijfers voor landen en de betreffende wervingsperiode. Benchmarking is geanonimiseerd);
  • Uitoefening van juridische claims en verdediging in juridische geschillen die niet direct toe te schrijven zijn aan de contractuele relatie;
  • Beveiliging van gebouwen en faciliteiten, beveiliging en uitoefening van domicilierechten door middel van passende maatregelen (bijv. toegangscontroles) en, indien nodig, videobewaking ter bescherming van derden en onze medewerkers, evenals ter voorkoming van strafbare feiten en het veiligstellen van bewijs voor het onderzoek naar strafbare feiten, voor zover dit verder gaat dan de algemene zorgplicht;
  • Verdere ontwikkeling van bestaande systemen en processen;
  • Implementatie van (werknemers)verwijzingsprogramma's, waarbij met name de status van het sollicitatieproces ook zichtbaar kan zijn voor de verwijzer;
  • Interne en externe onderzoeken, veiligheidscontroles;
  • Het verkrijgen en bewaren van certificaten van private of officiële aard voor interne administratieve doeleinden;
  • Implementatie en gebruik van een klokkenluidersregeling.
  • Mogelijk gebruik van AI om de aanvraagprocedure te optimaliseren, met name voor de volgende doeleinden (voor het overige zijn de opmerkingen over AI hierboven onder nr. 2.2 van overeenkomstige toepassing):

i. geautomatiseerde analyse en sortering van sollicitatiedocumenten: ondersteuning in het voorselectieproces door automatische identificatie van relevante kwalificaties en vaardigheden;

ii. matchingsprocessen: Vergelijking van kwalificaties met de vereisten van openstaande functies om geschikte functies aan te bieden;

iii. ondersteuning in het beheer van sollicitanten: automatisering van administratieve processtappen zoals ontvangstbevestigingen en statusupdates;

iv. voorbereiding van sollicitatiegesprekken: Analyseren van sollicitatiedocumenten om interviewvragen op te stellen of relevante aspecten van een sollicitatie te benadrukken;

v. Opnemen en samenvatten van sollicitatiegesprekken: Het efficiënt analyseren van informatie uit sollicitatiegesprekken om de vergelijkbaarheid te verbeteren.


2.4 Doeleinden binnen het bereik van uw toestemming (inclusief Art. 6 para. 1 lit. a GDPR)

Wij verwerken uw persoonsgegevens - in elk geval alleen op basis van uw toestemming - in het bijzonder voor de volgende doeleinden

  • Als onderdeel van een actieve sollicitatie om de arbeidsrelatie tot stand te brengen, voor zover de verwerking niet al gebaseerd kan zijn op Art. 6 para. 1 lit. b GDPR, Art. 9 para. 2 lit. b GDPR, Sectie 26 para. 1 en 3 BDSG;
  • Het opnieuw vervullen van vrijgekomen vacatures waarvoor u oorspronkelijk hebt gesolliciteerd, evenals voor wereldwijd openstaande vacatures, inclusief opname in een talentenpool waartoe ook bedrijven van de PAUL HARTMANN AG Groep in Duitsland en daarbuiten toegang hebben. In het laatste geval nemen wij contact met u op via het e-mailadres en/of telefoonnummer dat wij in ons bestand hebben als er een overeenkomstige vacature is;
  • Kennisgevingen in de vorm van "job alerts". Uw sollicitatie voor een specifieke vacature, in het kader waarvan u ook uw kandidatenprofiel hebt aangemaakt, dient als basis voor deze berichten. De specifieke naam van de vacature waarop je hebt gesolliciteerd, dient als trefwoord. Je kunt op elk moment individuele "job alerts" toevoegen of verwijderen;
  • meldingen over carrièremogelijkheden. Je wordt opgenomen in marketingcampagnes op maat - die door het systeem worden gegenereerd - op voorwaarde dat je ook zichtbaar bent in onze talentenpool. Dergelijke marketingcampagnes kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op actuele jobbeurzen, waar je meer informatie ontvangt over carrièremogelijkheden;
  • Active sourcing - directe benadering gericht op jou als kandidaat;
  • Video-opnamen in verband met video-interviews.

Je bent niet verplicht om je toestemming te geven en je zult geen juridische nadelen ondervinden als je weigert je toestemming te geven. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken in het kandidaatprofiel of via de contactgegevens voor gegevensbescherming die hierboven onder nr. 1 zijn vermeld. In principe is het intrekken van toestemming alleen effectief voor de toekomst. Verwerkingen die plaatsvonden voordat de toestemming werd ingetrokken, worden niet beïnvloed en blijven rechtmatig.


2.5 Doeleinden om te voldoen aan wettelijke vereisten (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR) of in het algemeen belang (Art. 6 para. 1 lit. e GDPR)

Zoals iedereen die betrokken is bij het bedrijfsleven, zijn ook wij onderworpen aan een verscheidenheid aan wettelijke verplichtingen. Dit zijn in de eerste plaats wettelijke vereisten (bijv. wet op de ondernemingsraden, wetboek van sociale zekerheid, handels- en belastingwetten, belastingwetboek), maar ook regelgevende of andere officiële vereisten (bijv. vereniging voor werkgeversaansprakelijkheidsverzekering). De doeleinden van de verwerking kunnen onder meer bestaan uit identiteits- en leeftijdsverificatie, fraude- en witwaspreventie (bijv. vergelijking met Europese en internationale antiterrorismelijsten), bedrijfsgezondheidsmanagement en het waarborgen van de veiligheid op het werk. Daarnaast kan de openbaarmaking van persoonsgegevens noodzakelijk worden in het kader van officiële/gerechtelijke maatregelen met het oog op bewijsvergaring, strafrechtelijke vervolging of de tenuitvoerlegging van civielrechtelijke vorderingen.

Voor zover dit noodzakelijk is voor de beslissing over het aangaan van een arbeidsrelatie met u, verwerken wij naast de persoonsgegevens die wij rechtstreeks van u ontvangen, ook persoonsgegevens die wij rechtmatig van derden ontvangen (zie art. 14 GDPR). Dit kunnen persoonsgegevens zijn die we ontvangen van externe dienstverleners zoals headhunters, gegevensleveranciers, beheerders van professionele netwerken of beheerders van sociale netwerken (bijv. LinkedIn, Xing, enz.).

Relevante persoonsgegevens kunnen zijn


Voor- en achternaam, indien van toepassing, meisjesnaam, geslacht, woonadres, contactgegevens, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, geloofsovertuiging, burgerlijke staat, functieomschrijving, professionele contactgegevens, begin/einde dienstverband, opleidingsachtergrond (school, universiteit, opleiding, enz.) en professionele ontwikkeling, titel, verblijfsvergunning/werkvergunning en de geldigheidsduur ervan, gegevens uit identificatiedocumenten, kwalificaties (rijbewijs, EHBO'er, kennis van vreemde talen, enz.), statusgegevens (voornamelijk leerling of student), details van certificaten en kwalificaties, ernstige handicap (bijv. voor recht op vakantie of functiebeschrijving), vrijwilligerswerk / actief lidmaatschap van een club (sport enz.), details van eerdere dienstverbanden, strafblad (bijv. voor veiligheidsgerelateerde functies), foto's, bankgegevens (bijv. voor reiskostendeclaraties).

In principe verwerken wij uw persoonlijke gegevens alleen binnen de onderneming. Als 100% dochteronderneming van PAUL HARTMANN AG maken wij voor de verwerking ook gebruik van de middelen, systemen of contractuele partners van PAUL HARTMANN AG. Binnen de onderneming ontvangen deze interne afdelingen of organisatorische eenheden (bijv. HR-afdeling en vakafdeling) uw persoonlijke gegevens voor zover zij deze nodig hebben om het doel te bereiken en in het kader van de verwerking. Interne ontvangers van gegevens zijn verplicht om uw persoonlijke gegevens alleen te gebruiken in de hierboven gespecificeerde mate.


Als wij uw persoonlijke gegevens doorgeven aan andere personen en bedrijven (derden), bijvoorbeeld aan dienstverleners die onze wervingsdiensten leveren of ons in ieder geval ondersteunen bij het leveren ervan, of hen op een andere manier toegang verlenen tot de persoonlijke gegevens, gebeurt dit alleen op basis van wettelijke toestemming. Als we derden opdracht geven voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van een zogenaamd "orderverwerkingscontract" en daarmee de nodige invloed en controle uitoefenen op de verwerking en het gebruik van persoonsgegevens, gebeurt dit op basis van art. 28 GDPR. Wij blijven echter tegenover u verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevensverwerking.

Allereerst willen we u erop wijzen dat we uw persoonlijke gegevens niet verwijderen, maar anonimiseren. Zodra het anonimiseringsproces is uitgevoerd, bestaat er geen verwijzing naar uw persoon meer en kan deze niet meer worden hersteld. De regels voor gegevensbescherming zijn dan niet meer van toepassing. We gebruiken de geanonimiseerde gegevens met name voor evaluatiedoeleinden.


In principe verwerken en bewaren we je persoonlijke gegevens voor de duur van de directe benadering in het kader van actieve sourcing, voor de duur van de feitelijke sollicitatieprocedure en voor de duur van je activiteit in het kandidaatprofiel.


Sollicitatieprocedure

Je persoonlijke gegevens in verband met een specifieke sollicitatie worden uiterlijk 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure (in het bijzonder vanaf de afwijzing) geanonimiseerd.


Kandidaatprofiel

De anonimisering van je persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen in het kandidatenprofiel vindt automatisch plaats na 6 maanden inactiviteit (6 maanden lang niet inloggen). Je wordt hiervan vooraf per e-mail op de hoogte gesteld. Als je opnieuw inlogt, wordt de periode automatisch verlengd met nog eens 6 maanden. Voorwaarde hiervoor is dat er geen actieve toepassing is. Als je zelf een "verwijdering" in je kandidatenprofiel instelt, vindt de anonimisering 6 maanden na instelling automatisch plaats.


Uitsluiting van anonimisering, herroeping

De bovengenoemde informatie over anonimisering is niet van toepassing als, onder andere, wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen onmiddellijke verwijdering verhinderen - in dit geval anonimisering (cf. Art. 17 para. 3 GDPR) en/of een ander geval van Art. 17 para. 3 GDPR bestaat en/of een nieuw doel verdere verwerking rechtvaardigt.

Houd er rekening mee dat als je je toestemming intrekt voor de doeleinden die zijn gespecificeerd in paragraaf 2.4, we alleen de betreffende verwerking zullen stoppen (bijv. het verzenden van "job alerts"). Er worden dus geen persoonsgegevens geanonimiseerd als gevolg van de intrekking.

Gegevens worden doorgegeven aan instanties (bijv. dochterondernemingen) in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EU/EER) (zogenaamde derde landen), met name als dit noodzakelijk is voor de beslissing over het aangaan van een arbeidsrelatie met u. De verwerking van uw persoonsgegevens in een derde land kan ook plaatsvinden in verband met de inschakeling van dienstverleners in het kader van de orderverwerking.


Als er geen besluit van de EU-Commissie is over een passend niveau van gegevensbescherming in het land in kwestie, zorgen wij er - in overeenstemming met Art. 13 para. 1 lit. f GDPR - voor dat uw rechten en vrijheden worden beschermd door passende en passende waarborgen in het geval van doorgifte in overeenstemming met Art. 46, 47 of 49 para. 1 subpara. 2 GDPR. Informatie over de passende of geschikte waarborgen en de mogelijkheid hoe en waar een kopie ervan te verkrijgen, kan op verzoek worden verkregen bij de afdeling Gegevensbescherming (zie contactgegevens gegevensbescherming onder nr. 1 hierboven) of de HR-afdeling die voor u verantwoordelijk is.

  • U hebt het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met art. 7 lid 3 GDPR te allen tijde in te trekken met werking voor de toekomst. Verwerkingen die plaatsvonden vóór de herroeping blijven derhalve rechtmatig.
  • In overeenstemming met Art. 15 GDPR kunt u informatie opvragen over uw persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt.
  • In overeenstemming met Art. 16 GDPR kunt u verzoeken om onmiddellijke correctie van onjuiste of onvolledige persoonlijke gegevens die door ons zijn opgeslagen.
  • Conform Art. 17 GDPR kunt u verzoeken om het wissen (in dit geval anonimiseren) van uw persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen in overeenstemming met de daarin gespecificeerde voorwaarden, tenzij wettelijke bewaartermijnen onmiddellijk wissen (in dit geval anonimiseren) in de weg staan (zie Art. 17 para. 3 GDPR) en/of er sprake is van een ander geval van Art. 17 para. 3 GDPR en/of een nieuw doel verdere verwerking rechtvaardigt.
  • Op grond van Art. 18 (1) GDPR kunt u verzoeken om beperking van de gegevensverwerking als een of meer van de voorwaarden van Art. 18 (1) GDPR (a) tot (d) van toepassing zijn.
  • Krachtens Art. 20 (1) GDPR kunt u de door ons verwerkte persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en hebt u het recht om deze persoonsgegevens zonder belemmering van onze kant aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
  • U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met Art. 21 (1) GDPR. In geval van bezwaar zullen wij stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens. Het recht op bezwaar is echter alleen van toepassing als er sprake is van bijzondere omstandigheden die voortvloeien uit uw persoonlijke situatie. Daarnaast kunnen dwingende legitieme gronden voor de verwerking prevaleren. Bovendien kunnen bepaalde verwerkingsdoeleinden in strijd zijn met uw recht op bezwaar.
  • In overeenstemming met Art. 21 para. 2 GDPR heb je het recht om op elk moment en zonder verdere vereisten bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor direct marketing. Dit geldt ook voor profilering voor zover dit verband houdt met dergelijke direct marketing. Als u bezwaar maakt, worden uw persoonsgegevens niet langer verwerkt voor deze doeleinden (zie Art. 21 (3) GDPR).
  • Onverminderd enig ander administratief of gerechtelijk rechtsmiddel, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (zie Art. 77 GDPR) indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de regelgeving inzake gegevensbescherming. In deze context vragen wij u echter om een eventuele klacht eerst te richten aan de contactgegevens die hierboven onder nr. 1 zijn vermeld.

U hoeft alleen de persoonsgegevens te verstrekken die nodig zijn voor de beslissing over het aangaan van de arbeidsrelatie of die we wettelijk verplicht zijn te verzamelen (bijv. om bewijs te leveren aan autoriteiten). Zonder deze persoonsgegevens kunnen we de sollicitatieprocedure over het algemeen niet uitvoeren. Als we aanvullende persoonlijke gegevens van u vragen, wordt u apart geïnformeerd over het vrijwillige karakter van de informatie.

We maken geen gebruik van puur geautomatiseerde besluitvormingsprocessen in overeenstemming met art. 22 GDPR. In het bijzonder wordt AI uitsluitend gebruikt voor ondersteuning en voorbereiding, terwijl de uiteindelijke beslissingen altijd door mensen worden genomen. Mochten we in de toekomst echter in individuele gevallen gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvormingsprocessen, dan zullen we je hierover apart informeren als dit wettelijk verplicht is.